Rola informacji w zarządzaniu ciągłością działania

>>„Nadużycia w mojej firmie? To niemożliwe, moi ludzie są normalni, na pewno nie są złodziejami, nie wyglądają na takich” – tak myśli wielu zarządzających. To istotny błąd. Moje doświadczenie, poparte badaniami naukowymi, wskazuje, że w istocie w pewnych okolicznościach, o których zaraz opowiem szerzej, większość ludzi może się złamać i wejść na nieuczciwą drogę.<<

To cytat z książki Wojciecha Dudzińskiego „ Jak uniknąć ryzyka nadużyć i wizyty o szóstej rano”.
Wspomniane nadużycia są także częścią doświadczeń, osób zatrudnionych i współpracujących z prowadzoną przeze mnie Agencją Bezpieczeństwa i Detektywistyki. W sprawach, z którymi zgłaszają się do nas przedsiębiorcy w sposób oczywisty przeważają zdarzenia o charakterze deliktowym, ale każdy kto zarządza jakąkolwiek organizacją doskonale wie, że w każdej chwili są oni, a w zasadzie
kierowane przez nich organizacje, narażeni na sytuacje, które mogą skutecznie zakłócić działalność i spowodować szkody w ich stabilności finansowej lub prawnej.

Przykład?
Proszę bardzo. Poniżej jedna z sytuacji kryzysowych opisanych przez Monikę Bębnowską na stronie https://www.shakehands.pl/przyklady-sytuacji-kryzysowych-w-mediach/

„Kampania >>Avon kontra rak piersi<< jest prowadzona od 1998 r. W 2017 r. w dzień startu kolejnej odsłony kampanii jedna z internautek napisała na swoim profilu na FB: >>Różowa wstążka Avon w praktyce – wyrzucono mnie z pracy dla tej firmy dwa dni po tym, jak dowiedziałam się, że mam raka piersi – o czym w Avon wiedziano(…)<<. Efekt tego wpisu był tym mocniejszy, że tego dnia firma – wraz z zaproszonymi celebrytkami – świętowała 20-lecie >>Różowej wstążki<<. To co przetoczyło się przez media społecznościowe w ciągu najbliższych dni, przypominało >>Armagedon<<. Nie dość, że kobiety korzystające do tej pory z kosmetyków Avon zaczęły deklarować, że więcej ich nie kupią i nawoływać do bojkotu firmy, to zaczęły się zgłaszać kolejne panie, które rzekomo zostały w taki sposób potraktowane, jak ta internautka. Fala nienawiści dotknęła także konsultantki firmy Avon,
które niewiele miały wspólnego z całą sytuacją, ale były niestety na pierwszej linii kontaktu z firmą. Cała sytuacja miała swój pozytywny finał – panią Patrycję, autorkę komentarza przywrócono do pracy, co więcej, zgodziła się ona objąć nowo utworzone w firmie stanowisko >>pełnomocnika ds. pomocy pracownikom przewlekle chorym<<.”

W powyższym przykładzie zareagowano na kryzys w sposób niwelujący straty wizerunkowe. To prawidłowa reakcja. Jeszcze lepiej zarządzać podległą organizacją tak aby do kryzysu nie dopuszczać.
No dobrze. Wiele osób pomyślało teraz, że takie sytuacje ich nie dotyczą. „To są problemy jakichś wielkich korporacji, a ja zarządzam małą, rodzinną firmą, mnie takie problemy z dużymi kampaniami reklamowymi nie dotyczą.”

Nic bardziej błędnego. Jest tylko jedna różnica. Duża korporacja po tego typu ciosach z reguły szybko się podniesie. Będą na to pracowały całe sztaby specjalistów. Mniejsze firmy, a przecież takich jest zdecydowana większość, mogą nie podnieść się po znacznie słabszych ciosach.

Jakiś czas temu zgłosiła się do nas prezes firmy, która swoją działalność prowadziła w ramach dwóch, znajdujących się w odległych od siebie częściach województwa oddziałach. Jej problem polegał na tym, że oba oddziały, porównywalne pod względem wielkości, liczby zatrudnionych, maszyn i profilu produkcji generowały nieporównywalne koszty. Pani Prezes, która na co dzień urzędowała przy jednym z oddziałów uważała, że w tym drugim dochodzi do kradzieży i dlatego zleciła firmie detektywistycznej czyli mojej, ustalenie sprawców i zebranie materiału świadczącego o ich winie. Sprawa była poważna, bo oddział w którym wg. Pani Prezes dochodziło do poważnych kradzieży, rzeczywiście generował duże straty.

Już po kilku dniach naszych działań wiedziałem, że straty oddziału, a w zasadzie olbrzymie koszty nie wynikały z kradzieży czy innych działań przestępczych. Pani Prezes była po prostu pozbawiona informacji o tym co dzieje się w oddziale, w którym bywała dwa/trzy razy w miesiącu. Nie wiedziała więc, że kierujący oddziałem, notabene doskonały fachowiec jeśli chodzi o tajniki produkcji, zupełnie nie zna się na zarządzaniu, co niestety wykorzystywali podlegli mu pracownicy i przez co dochodziło
do strat spowodowanych panującym bałaganem organizacyjnym. Zebrane w ramach naszych działań informacje, przekonały Panią Prezes do tego, że trzeba zmienić obowiązujące w firmie procedury i przede wszystkim wyznaczyć do kierowania oddziałem osobę, która potrafi zarządzać ludźmi. Po dwóch miesiącach od podjęcia podpowiedzianych przez nas zmian strukturalnych i przede wszystkim personalnych, Pani Prezes zwróciła się do mnie o pomoc w znalezieniu nowej osoby do zarządzania
dotychczas lepszym oddziałem oraz przeprowadzenie działań, dzięki którym dowie się co trzeba poprawić w jego funkcjonowaniu aby dorównał temu drugiemu, który po zmianach zaczął osiągać lepsze od niego wyniki.

Dlaczego popełniłem tak długi wstęp i przywołałem powyższe przykłady? Mają one służyć temu aby pokazać, że dobre zarządzanie każdą organizacją jest znacznie efektowniejsze kiedy osoby zarządzające:
 Potrafią zadbać o dopływ informacji;
 Potrafią wyciągnąć z posiadanych informacji konstruktywne wnioski;
 Wiedzą jak na podstawie posiadanych informacji zabezpieczyć zarządzany przez siebie podmiot przed ryzykiem wystąpienia sytuacji kryzysowych;
 Wiedzą jak sobie poradzić w sytuacji kryzysowej działając pod często olbrzymią presją;
 Posiadają umiejętności pozwalające na prawidłowym komunikowaniu się z zespołem w sytuacjach krytycznych;

 Posiadają wiedzę na temat tego co przeszkadza i co ważne co może potencjalnie zagrozić zarządzanemu podmiotowi w skutecznej realizacji jego celów.

Znam dwie metody na osiągnięcie powyższych celów.

Jedną z tych metod, prostszą, szybszą i często bezpieczniejszą jest powierzenie spraw związanych z bezpieczeństwem funkcjonowania zarządzaną organizacją profesjonalistom, tworząc w tym celu samodzielne stanowisko pracy dla kogoś kto w firmie będzie na co dzień zajmował się zarządzaniem ciągłością działania lub nawiązując w tym celu współpracę z wyspecjalizowanym w takich działaniach
podmiotem zewnętrznym.

Drugim sposobem jest zdobycie wyżej wskazanych umiejętności i ich umiejętne wykorzystywanie w kierowaniu podległym sobie podmiotem. Ten sposób jest odpowiedni dla osób ambitnych i wytrwałych. Wymaga przy tym samozaparcia i samodyscypliny w zdobywaniu wiedzy np. w oparciu o uczestnictwo w dobrze dobranych szkoleniach, a następnie pamiętaniu o niej w trakcie zarządzania podległą sobie organizacją

Ten drugi sposób ma jednak dodatkową i ważną zaletę gdyż pozwala na bardziej efektywne realizowanie sposobu pierwszego. Oczywiste jest bowiem to, że posiadając wiedzę w określonym temacie łatwiej jest nadzorować wykonywanie obowiązków przez kogoś wtedy, gdy samemu wie się co można od takiej osoby wymagać.

Podsumowując chciałbym stwierdzić, cytując słowa  lidera jednej z największych firm audytorskich na świecie, rektora Wharton School oraz przedsiębiorcy Russella E.Palmera, że: „Kryzys stanowi test przywódczych zdolności lidera, chyba najważniejszy test spośród wszystkich. Nawet jeśli wysiłki lidera zmierzające do przezwyciężenie Kryzysu zakończą się niepowodzeniem, to takie niepowodzenie stanowi ważną lekcję.”

Wszyscy jednak się zgodzą z tym, że łatwiej i o wiele bardziej bezstresowo jest przejść każdą lekcję będąc do niej odpowiednio przygotowanym i mając odrobione „zadanie domowe”. Nie bójmy się więc inwestowania czasu oraz środków w poszerzanie swoich umiejętności w tym zakresie.