W październikowym wydaniu SecuityMagazine.pl ukazał się kolejny już artykuł autorstwa Macieja Zygmunta, tym razem na temat „Rola wywiadu i kontrwywiadu w zarządzaniu ciągłością działania w przedsiębiorstwie”. Tym razem również zapraszamy do zapoznania się z całym, 7 wydaniem SecurityMagazine.pl
https://www.politykabezpieczenstwa.pl/pl/a/07-2022-security-magazine
Poniżej zamieszczamy treść artykułu autorstwa Macieja Zygmunta
Każda osoba, zarządzająca jakimkolwiek biznesem, prędzej czy później znajdzie się w sytuacji awaryjnej i wydawałoby się nieprzewidywalnej. Odpowiedzialny przedsiębiorstwa zdaje sobie z tej oczywistości sprawę więc przygotowuje się na to, aby w przypadku wystąpienia takiego kryzysu być przygotowanym na przejście przez niego z możliwie najmniejszymi stratami. Najlepiej zresztą aby podjęte wtedy działania spowodowały, że tych strat w ogóle nie będzie.
Za płynne przechodzenie przez sytuacje kryzysowe jest odpowiedzialna właśnie ta część działalności zarządczej, którą nazywamy „zarządzaniem ciągłością działania”. Jej zadaniem jest opracowanie takich planów, które krok po kroku przeprowadzą organizację przez wszystkie możliwe zagrożenia. Wszystkie te kroki powinny być rozpisane na role czyli krótko mówiąc poszczególne zadania, z takiego planu powinny być przypisane konkretnym osobom odpowiedzialnym za ich realizację.
Oczywiście wiele podmiotów posiada różnego rodzaju, wewnętrzne regulaminy przewidujące kto i jak powinien zachować się w przypadku zaistnienia określonych sytuacji. Jednak moje wieloletnie doświadczenia w działaniach związanych z bezpieczeństwem biznesu pozwalają mi na to, że bez obawy o błędną diagnozę, mogę powiedzieć, że w zdecydowanej większości firm, prawidłowe zarządzanie ciągłością działania nie istnieje, a podmioty te zwracają się o pomoc do takich firm jak moja Agencja Bezpieczeństwa i Detektywistyki dopiero, gdy kryzys nie tylko wystąpił, ale poczynił już w firmie wymierne straty.
Zawsze cieszę się gdy podejmowane w sytuacjach kryzysowych działania, skutkują stworzeniem w firmie procedur, które mają zapobiec podobnym przypadkom w przyszłości oraz planem postępowania, na wypadek gdy jednak do nich dojdzie. Największą satysfakcję zawodową odczuwam jednak wtedy, gdy przedsiębiorca decyduje się na rozwiązanie najlepsze, a najlepszym rozwiązaniem jest właśnie prawidłowe zarządzanie ciągłością działania, a nie ograniczanie się do gaszenia pożarów.
Jak już wspomniałem prawidłowa realizacja działań zarządczych w tym zakresie to przygotowanie odpowiednich scenariuszy na wypadek wystąpienia zagrożenia, najlepiej takich, które do wystąpienia sytuacji kryzysowej nie dopuszczą, ale gdy jednak już taka się zdarzy pozwolą na sprawne zarządzanie firmą, pozwalające skutki kryzysu zminimalizować.
Bazą do przygotowania takich planów powinna być prawidłowa analiza zagrożeń. I tutaj dochodzimy do tytułowej, roli wywiadu i kontrwywiadu biznesowego, dzięki któremu, jesteśmy w stanie możliwe zagrożenia prawidłowo zdiagnozować. Bo oczywiste jest to, że aby poddać analizie jakieś dane wyjściowe, musimy te dane, czyli odpowiednie informacje posiadać. Do tego zaś nieodzowny jest wywiad i kontrwywiad biznesowy.
Bo właśnie wywiad biznesowy ma wspierać decyzje przedsiębiorców przez pozyskiwanie, analizowanie i przetwarzanie informacji wywiadowczych, które następnie są wykorzystywane w działaniach lub tworzone są z nich rekomendacje dla zarządu przedsiębiorstw, a jedną z najważniejszych sfer działania takiego wywiadu jest pozyskiwanie informacji i analiza tego co nazywamy otoczeniem makroekonomicznym danego przedsiębiorstwa, a więc nie tylko firmy konkurencyjne, ale także dostawcy i klienci. Najlepiej jednak gdy analiza ta bada także wszystkie inne zjawiska i zdarzenia zachodzące wokół firmy i obejmuje ich wpływ na przedsiębiorstwo. Tu myślę np. o takich zdarzeniach, które bezpośrednio nie są zależne od człowieka. Przykłady: zmiany klimatyczne, polityczne czy epidemie, których wystąpienie, o czym dzisiaj nie muszę już chyba przekonywać, jest w stanie przewrócić do góry nogami gospodarkę, poprzez zmiany priorytetów rynkowych lub np. przerwanie dotychczasowych łańcuchów dostaw albo zablokowanie rynków zbytu.
No dobrze. Przynajmniej część z osób czytających ten tekst zgodzi się teraz z tym, że wywiad biznesowy może być (moim zdaniem powinien być) ważnym składnikiem zarządzania. Co jednak z tym kontrwywiadem? Co on ma wspólnego z zarządzaniem przedsiębiorstwem, nawet w tej części, którą określamy zarządzaniem ciągłością działania? Przecież w popularnej, internetowej Wikipedii przeczytamy, że:
„W Polsce kontrwywiadem cywilnym zajmuje się Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, a wojskowym Służba Kontrwywiadu Wojskowego, która zajmuje się też kontrwywiadem radioelektronicznym.”
No właśnie. Gdzie tu miejsce na zarządzanie ciągłością działania w przedsiębiorstwie?
Odpowiem przykładem sprawy, którą ostatnio się zajmowałem. Zarząd dużej firmy powierzył stanowisko dyrektora jednego z jej oddziałów, wydawało się osobie idealnej do tego, aby jak to się nieraz mówi „zrobić porządek w firmie”. Oparto się na tym, że osoba ta miała cechy świetnego przywódcy, który potrafi wymusić posłuszeństwo i podejmować szybkie decyzje. Jej atutem miało być też to, że dobrze znała specyfikę firmy, gdyż wcześniej zajmowała się w niej sprzedażą.
Po trzech latach sprawowania przez tą osobę funkcji dyrektora okazało się, że Oddział którym kierowała nie tylko przynosi wielomilionowe straty, ale pociągnął za sobą całą spółkę, która stanęła na skraju bankructwa i dzisiaj nadal nie wiadomo czy się z tego podniesie. Długo tłumaczono to sobie tzw. siłą wyższą to znaczy utratą rynków spowodowaną pandemią COVID.
Co ciekawe, do mnie zwrócono się o pomoc w wyjaśnieniu podejrzenia sabotażu, w wyniku którego firma poniosła bardzo duże koszty związane z reklamacją dużej partii ich produktów, a w konsekwencji groźbą utraty jednego z kluczowych odbiorców. Czynności w tej sprawie ujawniły właśnie sposób zarządzania Oddziałem przez jego dyrektora, który doprowadził do tragicznej sytuacji całej firmy. Okazało się, że osoba ta, wcześniej doskonale radząca sobie w sprzedaży, nie miała żadnych kompetencji do zarządzania sprawami związanymi z zaopatrzeniem i produkcją podejmowała decyzje w wyniku których, kupowano na przykład części zupełnie nie nadające się do wykorzystania w produkcji tej firmy ze względu na ich niską jakość, a nawet dlatego, że takie części w tej produkcji nie miały zastosowania. Mało tego, w trakcie prowadzonych czynności okazało się, że Dyrektor od kilku miesięcy jest umówiony na przejście do konkurencyjnej wobec mojego zleceniodawcy firmy, a mając to na uwadze podjął szereg czynności, które wyczerpują znamiona przestępstw zarówno z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji jak i kodeksu karnego przekazując mu m.in. kontakty do kontrahentów jak i inne informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.
Przykład powyższy obrazuje idealnie tezę, że kontrwywiad biznesowy jest bardzo ważny jeśli przedsiębiorca poważnie myśli o tym, aby unikać sytuacji kryzysowej. W powyższym przypadku brak takich działań doprowadził firmę do sytuacji olbrzymiego kryzysu, z którego nawet jeśli uda się wyjść to będzie to okupione olbrzymimi stratami, zarówno finansowymi jak i wizerunkowymi.
Można było tego uniknąć bowiem to do zadań kontrwywiadu biznesowego należy m.in.:
· monitoring środowiska wewnętrznego, a więc pozyskiwanie informacji związanych z lojalnością pracowników czy przestrzegania standardów przez kadrę kierowniczą i osoby funkcyjne;
· weryfikacja dostępu podmiotów zewnętrznych do informacji o przedsiębiorstwie, członkach zarządu, kadrze kierowniczej;
· przeciwdziałanie szpiegostwu przemysłowemu i czynom nieuczciwej konkurencji.
Ważnym zadaniem kontrwywiadowczym jest także tzw. monitoring medialny środowiska zewnętrznego danej organizacji/przedsiębiorstwa, aby w odpowiednim czasie i adekwatny sposób reagować na zdarzenia, które mogą mieć znaczenie dla niego znaczenie.
Podsumowując związki wywiadu i kontrwywiadu biznesowego z zarządzaniem ciągłością działania można powiedzieć, że nie ma takiego zarządzania bez dostępu do informacji, które zapewnić może tylko profesjonalna działalność wywiadowcza, a następnie solidna analiza tych informacji.
Oczywiście sama skala działań wywiadu i kontrwywiadu biznesowego powinna być dostosowana do specyfiki i wielkości przedsiębiorstwa, którego dotyczy. Nawet jednak takie firmy, które niekoniecznie muszą mieć swoje komórki zajmujące się pozyskiwaniem i analizą informacji powinny korzystać w znacznie większym zakresie niż to dzieje się w Polsce, przynajmniej z profesjonalnego doradztwa w tym zakresie oraz współpracować z zewnętrznymi podmiotami wyspecjalizowanymi w takiej działalności.
Śmiem zresztą twierdzić, że znaczna część podmiotów zostanie do korzystania z takiego narzędzia jak wywiad i kontrwywiad gospodarczy pośrednio zmuszona przez zmiany prawne. Myślę tu głównie o zapowiadanych zmianach w ustawie o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary oraz o wejściu w życie ustawy wprowadzającej do polskiego prawa rozwiązania prawne wynikające z Dyrektywy UE i PE o ochronie sygnalistów. To już jednak temat na kolejny artykuł.