Niniejszy artykuł w sposób bardzo ogólny traktuje o problematyce whistleblowingu. Nie opisuje w szczegółach, a zaledwie wskazuje pewne kwestie. I taki jest właśnie jego cel. W prostych słowach przedstawić o co tak naprawdę w praktyce chodzi z whistleblowing.
***
Żyjąc w idealnym świecie nie tylko nie musielibyśmy wyjaśniać czym jest system whistleblowing ale przede wszystkim nie byłoby potrzeby tworzenia tego typu systemów w organizacjach. Gdyby wszystko było idealne, ryzyko wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości (o samych nieprawidłowościach nie wspominając) w ogóle by nie istniało. Skoro nie byłoby nieprawidłowości, to jednocześnie nie byłoby też czemu przeciwdziałać ani czego eliminować, a to przede wszystkim takim celom służyć ma system whistleblowing.
Nie żyjemy jednak w idealnym świecie
Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto poznał organizację (publiczną albo prywatną), w której nigdy nie odnotowano nawet najmniejszego uchybienia czy niedoskonałości. Problem różnego rodzaju nieprawidłowości dotyczy każdej organizacji. Chyba nikt nie ma co do tego najmniejszych wątpliwości.
Czym jest nieprawidłowość?
Nieprawidłowość najprościej można zdefiniować jako:
zjawisko (zdarzenie, zachowanie) niezgodne z jakimiś wytycznymi, regułami, procedurami, przepisami czy normami. Nieprawidłowością jest zachowanie człowieka powiązanego z organizacją, które sprzeciwia się określonym normom postępowania. Te normy mogą wynikać z prawa powszechnie obowiązującego, regulacji wewnętrznych (systemu zarządzania zgodnością) albo akceptowalnych zasad etycznych.
Skoro ustaliliśmy już, że występowanie nieprawidłowości jest powszechnym zjawiskiem, czas nieco bardziej szczegółowo odpowiedzieć sobie na pytanie: w jaki sposób możemy przeciwdziałać i eliminować zło w organizacji (a mówiąc mniej dosadnie przeciwdziałać i eliminować nieprawidłowości).
Jedną z odpowiedzi na powyższe pytanie jest właśnie whistleblowing.
Co to jest whistleblowing?
Whistleblowing w największym skrócie można określić mianem systemu do:
- pozyskiwania informacji,
- przeciwdziałania nieprawidłowościom,
- eliminowania zagrożeń
w organizacji.
Pozyskiwanie informacji nie bez przyczyny znalazło się na pierwszym miejscu zadań realizowanych przez system whistleblowing. Wszystko zaczyna się bowiem od informacji.
Aby skutecznie:
- przeciwdziałać nieprawidłowościom,
- eliminować zagrożenia czy
- optymalizować wadliwie działające procesy
trzeba przede wszystkim uzyskać rzetelne informacje o istniejącym problemie.To oczywiste, że jeśli o czymś nie wiemy, to nie mamy na to żadnego wpływu.
W jaki sposób system whistleblowing pozwala pozyskiwać informacje? Tutaj do głosu, dosłownie i w przenośni, dochodzą sygnaliści, którzy stanowią źródło informacji o nieprawidłowościach i tym samym podstawę skutecznie działającego systemu.
Kim jest sygnalista?
Zacznijmy od obalenia pewnego mitu. Powiedzmy najpierw kim sygnalista nie jest. Sygnalista to nie jest dedykowany pracownik w organizacji, któremu przydzielono określony zestaw obowiązków związanych z obserwowaniem i zgłaszaniem nieprawidłowości.
W dużym uproszczeniu sygnalistę można porównać do świadka w procesie sądowym. Świadek jest to osoba, która ma wiedzę na określony temat i dzieli się posiadanymi informacjami w trakcie toczącej się sprawy w sądzie.
Tak jak nigdzie nie spotkamy się ze stanowiskiem świadka (jako pracownika), tak samo w żadnej organizacji nie ma stanowiska sygnalisty.
Sygnalista to taki świadek nieprawidłowości, który podejmuje decyzję aby przekazać posiadane informacje odpowiednim jednostkom wewnątrz lub na zewnątrz organizacji.
Świadkiem w sądzie może zostać każdy kto w jakikolwiek sposób związany jest z prowadzoną sprawą (kto posiada istotne informacje dotyczące sprawy). Podobnie sygnalistą może zostać każdy, kto jest w jakimkolwiek stopniu związany z daną organizacją i posiada informacje na temat występujących w organizacji nieprawidłowości.
I tak sygnalistami mogą zostać np.:
- pracownicy, byli pracownicy,
- stażyści, wolontariusze,
- akcjonariusze, wspólnicy,
- uczestnicy rekrutacji,
- wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy.
Sygnaliści są jednym z najcenniejszych źródeł informacji dotyczących funkcjonowania organizacji. To oni na co dzień znajdują się w miejscach, sytuacjach gdzie mogą pojawić się różnego rodzaju nieprawidłowości. To oni najlepiej rozumieją procesy w organizacji, które nierzadko współtworzą i w których sami uczestniczą. Nie ma skuteczniejszego systemu protekcji interesów organizacji niż wsłuchanie się w głosy tych, którzy ją tworzą.
Sygnalista vs donosiciel
Z jednej strony dość niefortunne tłumaczenie terminu whistleblower, z drugiej uwarunkowania kulturowe i historyczne powodują, że pojęcie sygnalisty nie kojarzy się w Polsce pozytywnie. Donosiciel, kapuś, szpicel, to tylko nieliczne określenia, które błędnie utożsamia się z osobą zgłaszającą nieprawidłowości.
Podstawową różnicą między sygnalistą a donosicielem są intencje podejmowanych działań. Sygnalista działa w dobrej wierze, mając na uwadze interesy organizacji i współpracowników. Donosiciel natomiast działa tylko i wyłącznie w swoim interesie, powodowany chęcią zysku bądź odwetu. Tylko działanie w dobrej wierze może zagwarantować osobie dokonującej zgłoszenia ochronę.
Ochrona sygnalistów
Podstawowym celem realizowanym przez system whistleblowing jest uzyskiwanie rzetelnych informacji. Takich informacji nie uda się jednak zdobyć jeśli nie zadba się o ich źródło, czyli o ludzi, którzy tworzą, a więc są najbliżej organizacji.
System whistleblowing nigdy nie będzie skuteczny jeśli zainteresowani (potencjalni sygnaliści) nie będą mieli pewności, że ujawnienie określonych informacji nie narazi ich na przykre konsekwencje w postaci różnego rodzaju represji ze strony kierownictwa organizacji albo współpracowników.
Przekazywane informacje o określonych zdarzeniach czy zachowaniach często mogą mieć charakter bardzo wrażliwy. Najczęściej będą też, mówiąc wprost, niewygodne dla osób, których dotyczą. W takich sytuacjach obowiązkiem kierownictwa jest zapewnienie właściwej ochrony sygnaliście.
Bez gwarancji takiej ochrony, sygnaliści nie będą chętni dokonywać żadnych zgłoszeń, nawet jeśli posiadane przez nich informacje mogą mieć kluczowe znaczenie w kontekście bezpieczeństwa organizacji.
Do tej pory kwestie związane z ochroną osób zgłaszających nieprawidłowości były bardzo słabo uregulowane prawnie. Naprzeciw temu problemowi wychodzą nowe przepisy Unii Europejskiej (tzw. ustawa o ochronie sygnalistów, dyrektywa 2019/1937), które mają wejść w życie 17.12.2021. Za dyrektywą unijną polski ustawodawca zobowiązany jest do sformułowania krajowych przepisów odpowiadającym określonym wytycznym.
Whistleblowing – element kultury organizacyjnej: wszyscy gramy do wspólnej bramki
Gwarancja ochrony w przypadku dokonywania zgłoszeń to jedno, ale drugie, równie ważne, a może w pewnych przypadkach ważniejsze to zrozumienie, że obserwowanie i informowanie o nieprawidłowościach leży we wspólnym interesie zarówno organizacji jak i pracowników.
Kanały zgłaszania nieprawidłowości
Żeby móc przekazywać jakiekolwiek informacje trzeba mieć do tego ‘narzędzia’. Do tego służyć mają właśnie ustanowione przez organizację kanały zgłoszeniowe.
Kanały zgłaszania nieprawidłowości (czyli jak można dokonywać zgłoszeń):
- ustnie, w bezpośredniej rozmowie z wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń osobą,
- telefonicznie,
- mailowo,
- listownie (dedykowana skrzynka, poczta tradycyjna),
- za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej.
Należy pamiętać, że nie każdy sposób zgłaszania nieprawidłowości będzie adekwatny do struktury i potrzeb konkretnej organizacji. Dlatego też, aby prawidłowo pełnić swoje funkcje, systemy whistleblowing powinny być projektowane indywidualnie.
Nowe przepisy
Do tej pory obowiązek posiadania odpowiednich procedur związanych z whistleblowingiem posiadały jedynie wybrane, nieliczne podmioty. Pozostałe organizacje mogły go wdrażać dobrowolnie, mając na uwadze ciągłe doskonalenie i bezpieczeństwo wewnętrzne.
Wkrótce jednak się to zmieni
Zgodnie z wymogami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (tzw. ustawa o ochronie sygnalistów) na wdrożenie odpowiednich procedur whistleblowingu część obowiązanych organizacji będzie miała czas do dnia 17.12.2021 a pozostałe do 17.12.2023.
Nie warto czekać
Do wejścia w życie nowych przepisów, został niespełna rok, należy jednak podkreślić, że okres ten nie jest jednoznaczny z czasem jaki pozostał na ich wdrożenie – do 17.12.2021 procedury powinny już poprawnie działać.
Implementacja systemu whistleblowing w organizacji jest procesem. Nie da się tego zrobić z dnia na dzień. Zaprojektowanie, wdrożenie, przetestowanie i zoptymalizowanie procedur zajmuje minimum kilka miesięcy. Warto podkreślić, że organizacje będą rozliczane z prawidłowego funkcjonowania wdrożonych systemów, a nie tylko z faktu ich posiadania. W związku z powyższym nie warto odkładać tego na ostatnią chwilę i narażać się na dotkliwe sankcje wynikające z niedopełnienia obowiązków wynikających z ustawy.