[4 najważniejsze fakty] Sygnalista w administracji publicznej

1. Kto może być sygnalistą w administracji publicznej

Sygnalistą może być osoba będąca świadkiem nieprawidłowości lub posiadająca informacje wskazujące na naruszenie, która działając w dobrej wierze podejmuje decyzję o ich zgłoszeniu.

Osoba zgłaszająca naruszenie otrzymuje status sygnalisty i zostaje objęta ochroną pod warunkiem, że naruszenia dotyczą zakresu wymienionego w dyrektywie, a w momencie dokonywania zgłoszenia miała uzasadnione podstawy aby sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.

Sygnalistą może zostać osoba powiązana z daną organizacją w kontekście wykonywanej na jej rzecz pracy, bowiem najlepiej zna procesy w niej zachodzące. Będą to np.:
– pracownicy obecni i byli,
– kandydaci biorący udział w rekrutacji,
– urzędnicy służby cywilnej zatrudnieni na podstawie mianowania,
– osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek,
– wolontariusze i stażyści,
– osoby pracujące dla wykonawców, dostawców i podwykonawców.

2. Jak zapewnić ochronę sygnalisty w administracji publicznej

Jedną z podstawowych zasad mających zapewnić ochronę sygnaliście jest ochrona poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, chyba że dana osoba sama ujawniła swoją tożsamość.

Obowiązkiem administracji publicznej jest także zapewnienie osobie zgłaszającej nadużycie bezpłatnej ochrony prawnej przed działaniami odwetowymi.

Zakazane są wszelkiego rodzaju działania odwetowe, groźby i próby podejmowania działań odwetowych. Czyli wszelkie niepożądane działania skierowane przeciwko osobie dokonującej zgłoszenia, mające na celu wyrządzenie jej nieuzasadnionej szkody jak np.:
– rozwiązanie stosunku pracy (zwolnienie z pracy, nieprzedłużenie umowy o pracę, wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę na czas określony),
– likwidacja stanowiska pracy,
– brak awansu lub degradacja na stanowisku pracy,
– brak nagród, premii,
– przekazanie obowiązków (odebranie zadań lub nałożenie zbyt wielu obowiązków),
– zmiana warunków pracy i płacy (zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy),
– wstrzymanie szkoleń,
– negatywna ocena pracownicza,
– nakładanie kar porządkowych,
– zastraszanie, mobbing, wykluczenie,
– utrudnianie w znalezieniu nowej pracy poprzez wygłaszanie negatywnych opinii.

Przy czym należy podkreślić, iż samo przekonanie osoby dokonującej zgłoszenia o bezprawnym traktowaniu, nie jest wystarczające. Należy bowiem wykazać, iż zachodzi związek pomiędzy ujawnieniem, a działaniem niekorzystnym dla osoby sygnalizującej.

W stosunku do osób podejmujących działania odwetowe podejmowane są sankcje, które mają zniechęcać i odstraszać od podejmowania takich działań.

Dyrektywa stwarza także możliwość wprowadzenia, na poziomie krajowym, dodatkowych środków ochrony polegających na wsparciu finansowym oraz psychologicznym.

Należy ustanowić sankcje za utrudnianie dokonywania zgłoszeń, podejmowanie działań odwetowych czy też naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty.

3. Dlaczego sygnalista w administracji publicznej jest ważny

Przede wszystkim dlatego, iż w administracji publicznej mamy do czynienia ze środkami publicznymi, a więc pochodzącymi od wszystkich obywateli. Przecież każdemu z nas zależy na tym aby wykorzystywać je we właściwy sposób, z poszanowaniem przepisów prawa.

Nie ma na świecie organizacji, która byłaby wolna od ryzyka wystąpienia nadużyć.

Naruszenia występujące w administracji publicznej mogą spowodować straty finansowe, które odczuje całe społeczeństwo. W większości przypadków to właśnie sygnalista jest jedyną osobą mającą na celu ograniczenie nieprawidłowości, które mogą zagrażać wartościom ważnym z punktu widzenia interesu społecznego. Jest również swoistą ochroną instytucji i jej kierownictwa przed stratami wizerunkowymi, w sytuacji zgłoszeń zewnętrznych czy ujawnień publicznych. Naruszenia zgłoszone przez sygnalistów, w odpowiednim momencie, umożliwiają podjęcie działań naprawczych, zanim dojdzie do nieodwracalnych skutków. A te wykryte zbyt późno, mogą spowodować szkody niemożliwe do naprawienia.

Gdyby nie sygnaliści, wiele przypadków nadużyć nie zostałoby wykrytych.

Warto potraktować wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości w kategoriach przedsięwzięcia mającego na celu usprawnienie organizacji, a nie w kontekście kolejnego obowiązku do wypełnienia.

Kierownictwu jednostki administracji publicznej powinno zależeć na wdrożeniu efektywnych kanałów zgłoszeń, dzięki temu budowane jest zaufanie obywateli do organizacji.

4. Podmioty administracji publicznej zobowiązane do wdrożenia przepisów dyrektywy

Do stosowania regulacji wynikających z dyrektywy zobowiązane są podmioty prawne w sektorze publicznym. W odniesieniu do administracji publicznej będą to organy administracji państwowej, rządowej i samorządowej (samorząd województwa, powiatowy, gminny), w tym podmioty będące własnością lub znajdujące się pod kontrolą ww. podmiotów np. spółki komunalne, spółki skarbu państwa.

Przy czym państwa członkowskie mogą:

a) zwolnić z tego obowiązku gminy liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców (takich gmin jest 1592 czyli ponad 64%) lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników.

Za pracownika uznaje się osobę zatrudnioną w oparciu o stosunek pracy oraz na podstawie umów cywilnoprawnych. Poziom zatrudnienia należy odnosić do całości organizacji, nie tylko do jej poszczególnych oddziałów. Nie można np. przyjąć, iż filia Powiatowego Urzędu Pracy zatrudniająca mniej niż 50 pracowników, nie jest zobowiązana do wdrożenia przepisów, jeżeli łączne zatrudnienie w urzędzie wynosi powyżej 50 osób.

b) umożliwić wdrożenie i obsługiwanie wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń wspólne dla kilku gmin. Dzięki czemu zmniejszy się m.in. ryzyko zidentyfikowania osoby zgłaszającej nadużycie czy też koszty związane z obsługą zgłoszeń.